Parâmetros para a Pesquisa de Preços na Nova Lei de Licitações e a Importância da participação das empresas neste procedimento

I – Introdução          

            A pesquisa de preços é um  procedimento de planejamento que ocorre durante da fase preparatória das  contratações públicas  e é indispensável para o provisionamento de recursos suficientes para cobrir as despesas a serem realizadas pelos órgãos contratantes.

Os valores referenciais  obtidos pela pesquisa de preços devem estar parametrizados de acordo com o mercado econômico, afastando sobrepreços e preços inexequíveis.

“O sobrepreço fere o objetivo da vantajosidade, enquanto o preço ínfimo, além de enriquecimento sem causa da Administração, incrementa risco de inadimplemento contratual, comprometendo-se a eficácia da licitação.” 

Os entes licitadores, com frequência, enfrentam dificuldades para a  realização de cotações de preços, seja por falta de estrutura e corpo técnico capacitado,  seja por falta de fornecedores que se dispõem a auxiliar a Administração fornecendo as cotações para a obtenção dos valores referenciais.

II – Parâmetros para a Administração  Realizar a Pesquisa de Preços

            Mas afinal, quais os parâmetros para se realizar  a pesquisa de preços?

Veja, a Nova Lei de Licitações – Lei Federal nº 14.133/2021 – estabeleceu que  o valor estimado da contratação deve ser apurado de acordo com parâmetros objetivos, estabelecidos no artigo 23:

Art. 23.O valor previamente estimado da contratação deverá ser compatível com os valores praticados pelo mercado, considerados os preços constantes de bancos de dados públicos e as quantidades a serem contratadas, observadas a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto.

§ 1º No processo licitatório para aquisição de bens e contratação de serviços em geral, conforme regulamento, o valor estimado será definido com base no melhor

preço aferido por meio da utilização dos seguintes parâmetros, adotados de forma combinada ou não:

[…]

IV – pesquisa direta com no mínimo 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital;

Note que um dos parâmetros que a lei trouxe foi a pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores. Acontece que, muitas vezes, os gestores encontram dificuldades para a identificação e localização de proponentes que possuam objetos compatíveis com o licitado. A lei ainda ressalta que seja apresentada justificativa da escolha dos mesmos e que não tenham sido obtidos em um lapso temporal de mais de 6 (seis) meses, além da solicitação formal de cotação.

Soma-se à dificuldade de localização dos três fornecedores a indisponibilidade das empresas em responder aos pedidos formais de cotação. Muitas vezes por desinteresse, falta de estrutura e funcionários para realizar a cotação, nível de competitividade no certame, forma de pagamento da Administração, dentre outros.

Cabe ressaltar que a Nova Lei de Licitações  trouxe outros parâmetros que poderão ser utilizados em conjunto ou não. Assim, o gestor  deve se valer dos parâmetros indicados  pela lei.

Buscando ainda regulamentar forma que deve ser realizada a cotação de preços, foi publicada a IN 65/2021, pelo Ministério da Economia, que dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização da pesquisa de preços.

A IN, em seu artigo 3º, traz os requisitos mínimos de materialização do documento que deverá constar na pesquisa de preços, quais sejam:

I – descrição do objeto a ser contratado;

II – identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento;

III – caracterização das fontes consultadas;

IV – série de preços coletados;

V – método estatístico aplicado para a definição do valor estimado;

VI – justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável;

VII – memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e

VIII – justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o inciso IV do art. 5º.

            Importante destacar que a IN orienta também que deverão ser observadas as condições comerciais praticadas, incluindo prazos e locais de entrega, instalação e montagem do bem ou execução do serviço, quantidade contratada, formas e prazos de pagamento, fretes, garantias exigidas e marcas e modelos, quando for o caso, observadas a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto.

            Os fornecedores muitas vezes não possuem conhecimento dessas orientações. Nesse caso, o ideal seria que o gestor descrevesse de maneira detalhada essas orientações quando realizar a solicitação formal.

A jurisprudência do TCU também orienta quanto à forma de realizar a cotação de preços, senão vejamos:

Acórdão 2401/2022 Plenário (Auditoria, Relator Ministro-Substituto Augusto Sherman)

Licitação. Orçamento estimativo. Elaboração. Obras e serviços de engenharia. Pesquisa de preço. Fornecedor. Cotação.

Em obras custeadas com recursos da União, diante da necessidade de se recorrer à pesquisa de preços de insumos e serviços por meio de cotações de mercado, em razão de estes não estarem previstos em sistemas oficiais de referência de preços (parte final do art. 6º do Decreto 7.983/2013), devem ser adotados os seguintes procedimentos: a) fazer constar nos autos do processo de licitação os parâmetros de busca introduzidos (as palavras chaves, o período, as especificações etc.) com a impressão da página da internet; como também os dados inerentes à pesquisa, a exemplo do responsável pela pesquisa, órgão consultado, número da licitação, nome do vendedor, meio de consulta, data da pesquisa, URL do site, CNPJ do fornecedor, quantidade, valor e especificação do objeto, bem como as demais condições de pagamento e entrega; b) na cotação direta com os fornecedores, somente admitir os preços cujas datas não se diferenciem em mais de 180 dias; c) para a obtenção do resultado da pesquisa de preços, não considerar os preços inexequíveis ou os excessivamente elevados, conforme critérios fundamentados e descritos no processo administrativo; d) buscar, na pesquisa de mercado, o mínimo de três cotações de fornecedores distintos e, caso não seja possível obter esse número, elaborar justificativa circunstanciada. (Grifo nosso) 

            Podemos perceber que o TCU orienta que as cotações diretas com fornecedores   não devem se distanciar  em mais de 180 (cento e oitenta) dias, e a pesquisa de mercado deve ser realizada com, no mínimo, 3 (três)  de proponentes distintos, e caso não seja possível obter esse número, deve-se elaborar justificativa circunstanciada.

            Assim, a Corte de Contas Federal propõe uma solução eficaz quando o gestor não obtiver  as três cotações com fornecedores distintos, qual seja anexar ao processo uma justificativa circunstanciada.

II.1 – Recomendações do TCU para a Administração

• Diante da necessidade de se recorrer à pesquisa de preços de insumos e serviços por meio de cotações de mercado, em razão de estes não estarem previstos em sistemas oficiais de referência de preços (parte final do art. 6º do Decreto 7.983/2013), devem ser adotados os seguintes procedimentos:
  • a) fazer constar nos autos do processo de licitação os parâmetros de busca introduzidos (as palavras chaves, o período, as especificações etc.) com a impressão da página da internet; como também os dados inerentes à pesquisa, a exemplo do responsável pela pesquisa, órgão consultado, número da licitação, nome do vendedor, meio de consulta, data da pesquisa, URL do site, CNPJ do fornecedor, quantidade, valor e especificação do objeto, bem como as demais condições de pagamento e entrega;
  • b) na cotação direta com os fornecedores, somente admitir os preços cujas datas não se diferenciem em mais de 180 dias;
  • c) para a obtenção do resultado da pesquisa de preços, não considerar os preços inexequíveis ou os excessivamente elevados, conforme critérios fundamentados e descritos no processo administrativo;
  • d) buscar, na pesquisa de mercado, o mínimo de três cotações de fornecedores distintos e, caso não seja possível obter esse número, elaborar justificativa circunstanciada.

III – A Importância da Participação das empresas na Pesquisa de Preços

            Algumas empresas  possuem certa resistência em fornecer cotações de preços para a Administração, por diversos motivos já elucidados.

            Entretanto, quando os proponentes  de dispõem a colaborar com os órgãos gestores na realização da pesquisa de preços, ele tem oportunidade de conhecer o objeto a ser licitado previamente, até mesmo para saber se terá condições de participar do processo licitatório.

            Outra vantagem é que participando dessa fase da contratação, os fornecedores podem monitorar as oportunidades de futuras licitações, e já se prepararem para a futura competição.

            Além disso, a colaboração técnica de empresas  a Administração a especificar melhor produtos e serviços e a obter um valor médio justo no processo.

III.1 – Recomendações para Empresas

• Participe da pesquisa de preços e tenha a oportunidade de conhecer previamente o objeto a ser licitado, bem como avaliar, com antecedência, se a sua empresa terá condições de participar do processo licitatório;

• Participe tecnicamente da fase de pesquisa de preços, pois dessa forma a empresa ajuda a Administração a especificar melhor produtos e serviços e a obter um valor médio justo nas contratações,

IV – Conclusões 

            Podemos dizer que a pesquisa de preços é fundamental para a atividade contratual da Administração, que serve como um norte que compara os valores fechados nas propostas e os valores que são executados.

Os agentes públicos que realizam a pesquisa de preços devem estar capacitados para tal obrigação, cientes das regulamentações vigentes, além de possuírem conhecimento das condições de mercado para que possam realizar um trabalho com a maior precisão possível.

Lado outro, os fornecedores quando participam das pesquisas de preços, além de estarem se preparando para participar dos processos para ter sucesso na contratação com o Poder Público, colaboram para a eficiência da Administração.