Como Fica a Exigência de Firma Reconhecida e Cópia Autenticada em Documentos, na Nova Lei de Licitações?

I – Introdução

            Nesse artigo discutiremos sobre o que a Nova Lei de Licitações traz sobre a  exigência de apresentação de documentos com firma reconhecida ou cópias autenticadas em editais de licitação.

II – Quando a Administração Deve Exigir Firma Reconhecida ou Cópia Autenticada

            A Nova Lei de Licitações desburocratizou as exigências de firma reconhecida e cópia autenticadas, dispondo:

Art. 12. No processo licitatório, observar-se-á o seguinte:

[…]

IV – a prova de autenticidade de cópia de documento público ou particular poderá ser feita perante agente da Administração, mediante apresentação de original ou de declaração de autenticidade por advogado, sob sua responsabilidade pessoal;

V – o reconhecimento de firma somente será exigido quando houver dúvida de autenticidade, salvo imposição legal. (grifos nossos)

            Percebemos aí que o legislador inovou, trazendo a possibilidade da prova de autenticidade da cópia de documentos, ser realizada por agente da Administração ou, por meio de declaração de autenticidade realizada por advogado.

Nessa hipótese da Nova Lei, um advogado pode emitir uma declaração de que os documentos apresentados são autênticos, após conferi-los. Ressaltando-se que este terá responsabilidade pessoal pela declaração realizada, respondendo por eventuais fatos que não sejam autênticos.

A autenticidade por parte do agente da Administração também foi regulamentada pela Lei 13.726/2018, que retirou a obrigatoriedade do reconhecimento de firma e autenticação de documentos no âmbito do Poder Público. Assim, o próprio servidor pode analisar as assinaturas e atestar a autenticidade.

Nos processos judiciais, que possuem um maior rigor formal o reconhecimento de firma é desnecessário. Assim, qual a justificativa para essa exigência nos processos administrativos?

Tanto os agentes da Administração quanto os advogados possuem fé pública, por isso podem realizarem essa autenticação.

            Além dessa possibilidade, a Nova Lei de Licitações regulamentou também a possibilidade em que se pode exigir o reconhecimento de firma, qual seja, quando houver dúvida em sua autenticidade, ou por imposição legal.

            Nesta senda, o TCE/RJ, recentemente publicou a Súmula nº 11/2023, na Sessão Ordinária nº 01, de 25/01/2023, in verbis:

“O edital de licitação não deve exigir a apresentação de documento com firma reconhecida ou cópia autenticada. Somente em caso de fundada dúvida sobre a autenticidade do documento é que a Administração, na avaliação dos documentos de habilitação, poderá demandar tais providências.” (Grifo nosso)

            Acredita-se que o objetivo do legislador da NLLC é facilitar o acesso dos licitantes aos processos licitatórios, considerando que, esse método simplifica e diminui os custos de participação dos interessados em concorrer ao contrato com a Administração Pública.

            Assim, pode haver aumento de licitantes com capacidade de participar do certame, o que leva a maior concorrência e disputa entre os licitantes, que consequentemente implica na capacidade da Administração em obter uma proposta mais vantajosa.

Assim, as inovações trazidas pela Nova Lei de Licitações permitem a participação de um maior número de ofertantes, principalmente aqueles que não possuem disponibilidade financeira para participar de processos com custos elevados, e que, muitas vezes, são obrigados  a arcar com despesas inúteis e que não trazem vantagem nenhuma á Administração.

III – Da Certificação Digital

            Além das inovações já citadas, a Nova Lei de Licitações também regulamentou a utilização de certificação digital nos documentos utilizados na licitação. Vejamos:

Art. 12. No processo licitatório, observar-se-á o seguinte:

[…]

• 2º É permitida a identificação e assinatura digital por pessoa física ou jurídica em meio eletrônico, mediante certificado digital emitido em âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

            Assim, o reconhecimento de firma pode ser substituído pela assinatura digital por meio de certificado digital emitido pela ICP-Brasil.

            A certificação digital está sendo cada vez mais utilizada pelas empresas. É primordial a utilização do certificado digital para cumprimento das obrigações fiscais no mundo empresarial. Assim, o empresário pode se valer da utilização do certificado digital também nos processos licitatórios em que for participar.

            Assim, ao invés de apresentar um documento com reconhecimento de firma realizado em cartório, com custo elevado, pode realizar a assinatura eletrônica por meio de certificado digital emitido pela ICP-Brasil.

Além de segurança jurídica para a Administração, o uso da certificação digital gera economia para o empresário, visto que este pode realizar vários atos por meio de um mesmo certificado, pagando apenas pela licença de uso.

IV – Recomendações do TCE/RJ ao Gestor:

            Não exigir em seus editais de licitação a apresentação de documento com firma reconhecida ou cópia autenticada, exceto quando houver dúvidas sobre a autenticidade do documento.

V – Recomendações da 11E aos Empresários:

            Dê preferência à autenticação dos documentos pelos agentes da Administração ou pela utilização do certificado digital ao participar de um processo licitatório e diminua os custos para sua empresa.

VI – Conclusão

Concluindo, a Administração só poderá exigir reconhecimento de firma ou cópia autenticada em cartório nos documentos de licitação quando houver imposição legal ou quando houver suspeitas acerca da fidedignidade das informações.