Como a Administração Pública Deve Elaborar a Planilha Orçamentária?

I – Introdução

Para que uma contratação pública seja eficiente e eficaz, é fundamental que a fase preparatória do processo licitatório seja adequadamente planejada e realizada. A elaboração da planilha orçamentária é uma das etapas mais relevantes desta fase.

Por isso, o que deve conter a planilha orçamentária, para que haja sucesso na contratação?

Nesse artigo, vamos dissertar a respeito da elaboração da planilha orçamentária pela Administração Pública à luz da Nova Lei de Licitações e da Jurisprudência.

II – A Elaboração da Planilha Orçamentária pela Administração Pública

As planilhas orçamentárias são fundamentais para o controle de custos e a transparência na aplicação dos recursos públicos.

Em regra, a Administração deve proceder à decomposição dos insumos que incidem sobre a execução do objeto a ser contratado, devendo os dados sobre preços e custos unitários serem preenchidas adequadamente.

A Nova Lei de Licitações estabelece que deve fazer parte do projeto básico, o orçamento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de serviços e fornecimentos propriamente avaliados (art. 6º, XXV, “f”).

            À vista disso, a planilha orçamentária deve abarcar todos os custos envolvidos da execução da obra ou serviço, englobando materiais, insumos, ferramentas, equipamentos e até os serviços terceirizados. Esses custos devem ser elaborados de forma detalhada, de modo que permita a identificação precisa de cada item e cada custo envolvido para a execução do objeto.

            Além disso, é importante que a Administração preveja custos adicionais como, por exemplo, impostos e taxas, além de eventuais imprevistos que poderão ser derivados pela contratação.

            Não obstante, para a elaboração da planilha orçamentária, devem ser realizadas pesquisas de preços de mercado. Essa pesquisa deve garantir que os valores lançados na planilha estejam em consonância com a realidade.

III– A Aglutinação de Serviços na Planilha Orçamentária

Outro ponto que merece destaque sobre o tema é a respeito da aglutinação de serviços na planilha orçamentária.

            A “aglutinação” no processo licitatório, ocorre quando se reúne mais de um serviço ou produto em um único objeto a ser licitado. Todavia, o gestor deve ter cautela nesse ponto, pois a opção de aglutinação deve ser acompanhada de uma justificativa apropriada que assegure a ampla competitividade do certame.

            Segundo o inciso VII do artigo 18 da Nova Lei de Licitações, no planejamento da contratação, deve-se observar os potenciais de economia de escala, o regime de fornecimento de bens, a forma de prestação de serviços ou de execução de obras e serviços de engenharia. Em outras palavras, o gestor deve considerar que, quanto maior a quantidade do bem licitado, menor poderá ser seu custo, até o limite em que a quantidade não importe, pois o preço manter-se-á reduzido.

            O Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, no Processo 1114705, além de orientar sobre a elaboração do orçamento com todos os custos unitários dos serviços e serem realizados, defendeu a licitação em conjunto de serviços correlatos:

DENÚNCIA.   PREFEITURA MUNICIPAL. CONCORRÊNCIA PÚBLICA. MANUTENÇÃO E MODERNIZAÇÃO DE ILUMINAÇÃO PÚBLICA. IRREGULARIDADE EM PLANILHA ORÇAMENTARIA. AUSÊNCIA DE ITENS ESSENCIAIS. AGLUTINAÇÃO DE SERVIÇOS. PROCEDÊNCIA PARCIAL. APLICAÇÃO DE MULTA.

1. A Administração Pública deve elaborar orçamento com todos os custos unitários dos serviços a serem realizados, conforme o disposto no art. 7º, § 2º, II, da Lei n. 8.666/1993 e no art. 6º, XXV, “f”, da Lei n. 14.133/2021.
2. Os serviços licitados em conjunto devem ser correlatos, de acordo com o art. 23, § 1º, da Lei n. 8.666/1993, art. 18, VII, da Lei 14.133/21 e com a súmula n. 114 deste Tribunal.

(Processo 1114705 – Denúncia. Relator conselheiro Durval Ângelo. Deliberado em 4/5/2023. Publicado no DOC em 11/5/2023)

Percebe-se que na elaboração da planilha orçamentária, além de serem observados todos os custos unitários dos serviços a serem realizados, o gestor deve verificar viabilidade e economicidade, quando for definir se a licitação será por itens ou lotes. Ou seja, a divisão do objeto em vários itens/lotes não pode resultar na elevação do custo da contratação de forma global, nem tampouco afetar a integridade do objeto pretendido ou comprometer a perfeita execução dele.

IV – Recomendações do TCE/MG ao Gestor:

            Recomenda-se ao gestor que elabore a planilha orçamentária com todos os custos unitários dos serviços que deverão ser realizados na contratação. Ademais, quando houver itens correlatos, que sejam licitados em conjunto, desde que possam ocasionar em um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no mercado e a ampla participação de licitantes.

V – Recomendações da 11E ao Empresário

 Recomenda-se ao empresário que se atente a todos os itens da planilha orçamentária para elaborar sua proposta, garantindo que estejam compreendidos todos os custos unitários da contratação.

VI – Comentários do Professor Felipe Ansaloni

            A planilha orçamentária é um artefato imprescindível para o planejamento e sucesso de qualquer contratação. Ela deve ser elaborada de maneira minuciosa, atenta e detalhada e de acordo, pois as informações impactam diretamente as ações de fornecedores e servidores públicos.

VIII – Conclusão

            Para que a Administração Pública tenha maiores chances de sucesso na contratação, deve elaborar a planilha orçamentária de forma transparente, detalhando todos os custos de maneira clara e objetiva. Assim, irá ajudar o licitante na elaboração da sua proposta, além de facilitar a fiscalização da execução do contrato pela própria Administração.